Besondere Hinweise zum schulischen Datenschutzbeauftragten
Stand 09/2010
Allgemeines
Die Betroffenen in der Schule sind
- Schülerinnen und Schüler,
- Lehrerinnen und Lehrer,
- Eltern,
- Sonstige (Hausmeister, Schulsekretärin, beauftragte Handwerker, ehrenamtlich Tätige, Ehemalige etc.)
Daten der Betroffenen spielen in der Schule u. a. in folgenden Bereichen eine Rolle:
- Bibliothek,
- Internet,
- Jahrbücher,
- Klassenbücher,
- Klassenlisten,
- Klassentreffen,
- Nutzung privater PCs durch Lehrer,
- Personalakten,
- Schulärztliche Untersuchungen,
- Schülerakten,
- Schüler- und Elternvertretungen,
- Schülerzeitung,
- Telefonieren und Kopieren.
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In § 67 Schulgesetz ist die Erhebung und Verarbeitung von Daten geregelt. Dort werden folgende Varianten unterschieden:
Verarbeitung personenbezogener Daten von Eltern, Schülern und Lehrern durch die Schulen, die Schulbehörden und die Schulträger (§ 67 Abs. 1 Schulgesetz)
Dies ist zulässig, soweit dies zur Erfüllung von durch Rechtsvorschrift zugewiesenen schulbezogenen Aufgaben erforderlich ist. Die Betroffenen sind zur Angabe der Daten verpflichtet.
- Beispiel:
- Die Schule übermittelt an den Schulträger eine Liste mit Schülernamen und -adressen, die dieser zur Organisation der Schülerbeförderung benötigt.
Datenverarbeitung zu Zwecken der Evaluation (§ 67 Abs. 2 Schulgesetz)
Zu Zwecken der Evaluation von Schule können die Schulbehörden durch Befragungen und Unterrichtsbeobachtungen Daten erheben und verarbeiten. Die Betroffenen werden vorab über das Ziel des Vorhabens, die Art ihrer Beteiligung an der Untersuchung sowie die Verarbeitung ihrer Daten informiert. Personenbezogene Daten für diese Zwecke dürfen ohne Einwilligung der Betroffenen verarbeitet werden, wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung eines von der obersten Schulbehörde genehmigten Vorhabens die schutzwürdigen Belange der Betroffenen erheblich überwiegt und der Zweck des Vorhabens auf andere Weise nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erreicht werden kann. Unter diesen Voraussetzungen dürfen personenbezogene Daten auch Dritten, die auf Veranlassung der obersten Schulbehörde tätig werden, außerhalb des öffentlichen Bereichs übermittelt werden. Die oberste Schulbehörde kann danach auch private Dritte mit der Durchführung von Evaluationen beauftragen.
- Beispiel:
- Die PISA-Studie soll dazu dienen, Qualität an den Schulen zu messen. Daten werden durch Befragungen erhoben. Die Erhebung wird nicht durch die Schule selbst oder die Schulbehörde durchgeführt, sondern durch beauftragte private Institute. Die vom Gesetz geforderte Abwägung zwischen den schutzwürdigen Belangen der Betroffenen und dem Interesse der Allgemeinheit an der Durchführung der Evaluation fällt zugunsten des Allgemeininteresses aus, so dass weder Schüler noch Eltern in die Datenerhebung einwilligen müssen.
Datenverarbeitung zu Zwecken der Lehrerausbildung, der Lehrerfortbildung und der Qualitätsentwicklung von Unterricht (§ 67 Abs. 3 Schulgesetz)
Zu diesen Zwecken dürfen Bild- und Tonaufzeichnungen des Unterrichts erfolgen, wenn die Betroffenen rechtzeitig über die beabsichtigte Aufzeichnung und den Aufzeichnungszweck informiert worden sind und nicht widersprochen haben. Die Aufzeichnungen sind spätestens nach fünf Jahren zu löschen, soweit schutzwürdige Belange der Betroffenen nicht eine früheren Löschung erfordern.
- Beispiel:
- In einer Grundschule soll der Unterricht von Lehramtsreferendaren aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen sollen in der weiteren Ausbildung als Anschauungsmaterial Verwendung finden. Es sind sowohl die Referendare, die Eltern als auch die Schüler hierüber zu informieren und auf ihr Widerspruchsrecht hinzuweisen. Widerspricht ein Elternteil, darf die Aufzeichnung nur dann erfolgen, wenn der betroffene Schüler an der Unterrichtsstunde nicht teilnimmt.
Übermittlung personenbezogener Daten an andere öffentliche Stellen (§ 67 Abs. 4 Schulgesetz)
Dies ist zulässig, soweit die Kenntnis der Daten zur Erfüllung der dem Empfänger durch Rechtsvorschrift zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist. Die Übermittlung darf dem Auftrag der Schule nicht widersprechen.
- Beispiel:
- Der Leiter der Grundschule übermittelt an das Gesundheitsamt als "andere öffentliche Stelle" eine Liste mit zukünftigen Schülern. Dies sieht § 2 Abs. 1 Grundschulordnung vor.
Gleichzeitig ermächtigt die Vorschrift die für die Schulgesundheitspflege zuständigen Stellen, die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlichen personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Der Schule darf nur das für ihre Maßnahmen erforderliche Ergebnis der Pflichtuntersuchung mitgeteilt werden.
Übermittlung personenbezogener Daten an Personen oder andere Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 67 Abs. 5 Schulgesetz)
Dies ist zulässig, wenn der Betroffene einwilligt oder ein rechtliches Interesse des Empfängers gegeben ist und schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden.
- Beispiel:
- Ein Schüler wirft eine "Wasserbombe" aus dem Klassenzimmer und trifft einen Passanten. Dieser möchte von der Schule die Personalien des betreffenden Schülers erfahren, um Schadensersatzansprüche geltend machen zu können. Hier besteht ein rechtliches Interesse einer Privatperson an der Datenübermittlung.
Datenverarbeitung für wissenschaftliche Untersuchungen in der Schule durch andere als Schule, Schulbehörde und Schulträger (§ 67 Abs. 6 Schulgesetz)
Dies bedarf der Genehmigung der obersten Schulbehörde (als Aufgabe an die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion übertragen, vgl. Bekanntmachung des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Weiterbildung vom 14. August 2000, AZ 15411 A - 51240 - 0/30) und der Einwilligung der Betroffenen. Personenbezogene Daten dürfen nur für bestimmte Vorhaben verarbeitet werden, sofern die Belastung der Schule sich in einem zumutbaren Rahmen hält.
- Beispiel:
- Im Rahmen einer Diplomarbeit eines Pädagogikstudenten will dieser die Kinder zu ihrem Lernverhalten befragen. Zuvor muß er die Genehmigung der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion und die Einwilligung der Eltern und Schüler einholen. Dabei sind die Betroffenen gem. § 5 Abs. 2 Landesdatenschutzgesetz in geeigneter Weise über die Bedeutung der Einwilligung, den vorgesehenen Zweck der Datenverarbeitung, den möglichen Empfängerkreis und die verantwortliche Stelle aufzuklären. Es ist auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hinzuweisen.
Datenverarbeitung für statistische Zwecke (§ 67 Abs. 8 Schulgesetz)
Für die Statistik im Schulbereich sind die Schulen verpflichtet, den Schulbehörden, den Schulträgern und dem Statistischen Landesamt die erforderlichen Einzelangaben der Schüler und Lehrer zu übermitteln. Name, Geburtstag, Adresse und Personalnummer dürfen nicht an das Statistische Landesamt und die Schulträger übermittelt werden.
Weitere datenschutzrelevante Regelungen finden sich in den Schulordnungen:
- Schulordnung für die öffentlichen Grundschulen (Grundschulordnung)
- Schulordnung für die öffentlichen Hauptschulen, Regionalen Schulen, Realschulen, Gymnasien, Integrierten Gesamtschulen und Kollegs (Übergreifende Schulordnung)
- Schulordnung für die öffentlichen berufsbildenden Schulen (Schulordnung BBS)
- Schulordnung für die öffentlichen Sonderschulen
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automatisierte Verfahren
- § 49 Abs. 2 Grundschulordnung
- § 89 Abs. 2 Übergreifende Schulordnung
- § 55 Abs. 2 Schulordnung BBS
Die bei der Aufnahme erhobenen Daten sowie die sich im Rahmen des Schulverhältnisses ergebenden personenbezogenen Daten dürfen für die Verwaltungsaufgaben der Schule, insbesondere für die Erstellung von Zeugnissen und für die schulische Korrespondenz, im automatisierten Verfahren bearbeitet werden. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten über besondere außerunterrichtliche, insbesondere schulärztliche und schulpsychologische Maßnahmen (§ 52 Abs. 3 Schulgesetz) sowie über Ordnungsmaßnahmen. Automatische Textverarbeitung ist in diesen Fällen zulässig, sofern die Daten nicht gespeichert, sondern unverzüglich nach Fertigstellung des jeweiligen Textes gelöscht werden.
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Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten PCs
- § 49 Abs. 4 Grundschulordnung
- § 89 Abs. 4 Übergreifende Schulordnung
- § 55 Abs. 3 Schulordnung BBS
Sie ist zulässig, wenn der Schulleiter dies im Einzelfall genehmigt hat, das Einverständnis dafür vorliegt, dass das Datenverarbeitungsgerät unter den gleichen Bedingungen wie dienstliche Geräte kontrolliert werden kann, und den Belangen des Datenschutzes Rechnung getragen ist.
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Erstellung einer Klassenliste
- § 49 Abs. 5 Grundschulordnung
- § 89 Abs. 5 Übergreifende Schulordnung
- § 55 Abs. 5 Schulordnung BBS
Den Eltern kann zu Beginn eines Schuljahres eine Liste mit Namen, Anschrift und Telefonverbindung der Eltern und den Namen der Kinder der Klasse übergeben werden, soweit der Aufnahme in diese Liste nicht widersprochen wird. Auf das Widerspruchsrecht ist hinzuweisen.
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Inhalt von Klassenbüchern
- § 89 Abs. 6 Übergreifend Schulordnung
- § 55 Abs. 6 Schulordnung BBS
In Klassen- und Kursbüchern können eingetragen werden:
- Namen und Geburtsdatum der Schüler
- Teilnahme an Schulveranstaltungen
- Vermerk über entschuldigtes und unentschuldigtes Fernbleiben und über Beurlaubungen
- Erzieherische Einwirkungen (insbesondere Gespräch, Tadel, Verpflichtung zur Wiedergutmachung angerichteten Schadens, Nacharbeiten von Versäumtem, Entschuldigung für zugefügtes Unrecht und Überweisung in eine andere Klasse oder in einen anderen Kurs derselben Klassen- oder Jahrgangsstufe der Schule; § 96 Abs. 1 Übergreifende Schulordnung und § 62 Abs. 1 Schulordnung BBS)
- Namen und Anschrift der Eltern (sowie des Ausbildungs- und Beschäftigungsbetriebs nach Schulordnung BBS)
- Angaben zur Herstellung des Kontakts in Notfällen
Diese Aufzählung ist abschließend. Weitere Eintragungen (z. B. die Religionszugehörigkeit) sind nicht zulässig.
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Jahresberichte und sonstige Dokumentationen
- § 49 Abs. 6 Grundschulordnung
- § 89 Abs. 7 Übergreifende Schulordnung
- § 55 Abs. 7 Schulordnung BBS
Gibt die Schule für Schüler und Eltern Dokumentationen, insbesondere Jahresberichte, heraus, so dürfen darin folgende personenbezogene Daten enthalten sein:
- Namen, Geburtsdatum, Jahrgangsstufe und Klasse der Schüler
- Namen, Lehrbefähigung und Verwendung der einzelnen Lehrer
- Angaben über besondere schulische Tätigkeiten und Funktionen einzelner Lehrer, Schüler und Eltern
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Ehemaligentreffen
- § 49 Abs. 7 Grundschulordnung
- § 89 Abs. 8 Übergreifende Schulordnung
- § 55 Abs. 8 Schulordnung BBS
Die Schule kann ehemaligen Schülern die zur Organisation eines Treffens geeigneten personenbezogenen Daten von ehemaligen Schülern und Lehrern übermitteln.
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Löschungsfristen
- § 50 Abs. 2 bis 4 Grundschulordnung
- § 90 Abs. 2 bis 4 Übergreifende Schulordnung
- § 56 Abs. 2 und 3 Schulordnung BBS
Bei der Festlegung der Löschungsfristen wird zwischen personenbezogenen Daten in automatisierten Dateien und solchen in nicht automatisierten Dateien unterschieden:
- Personenbezogene Daten in automatisierten Dateien sind zu löschen, sobald ihre Kenntnis für die speichernde Stelle zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist, spätestens jedoch ein Jahr, nachdem der Schüler die Schule verlassen hat. Hiervon ausgenommen sind Namen und Aktennachweise (sowie Geburtsdaten nach Schulordnung BBS), die bis zur Vernichtung der Akte automatisiert gespeichert werden dürfen.
- Personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien und in Akten sind ein Jahr, nachdem der Schüler die Schule verlassen hat, zu sperren. Sie dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verarbeitet werden, es sei denn, dass die Verarbeitung
- zur Behebung einer bestehenden Beweisnot,
- aus sonstigen, im überwiegenden Interesse der speichernden oder einer anderen Schule liegenden Gründen oder
- im rechtlichen Interesse eines Dritten unerlässlich ist oder
- der Betroffene eingewilligt hat.
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Datenerhebung bei Aufnahme des Schülers
- § 10 Abs. 6 Grundschulordnung
- § 11 Abs. 3 Übergreifende Schulordnung
- § 11 Abs. 4 Schulordnung BBS
Bei der Aufnahme sollen folgende Daten des Schülers erhoben werden:
- Familienname
- Vorname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Geschlecht
- Anschrift
- Telefonverbindung
- Religionszugehörigkeit
- Staatsangehörigkeit
- Behinderungen und Krankheiten, soweit sie für die Schule von Bedeutung sind
- Anzahl der Geschwister (nur nach Grundschulordnung und Übergreifender Schulordnung)
- Datum der Ersteinschulung (nur nach Übergreifender Schulordnung und Schulordnung BBS)
- Angaben zu den Aufnahmevoraussetzungen (nur nach Übergreifender Schulordnung und Schulordnung BBS)
Bei den berufsbildenden Schulen sollen zusätzlich erhoben werden:
- Bezeichnung des Ausbildungsberufes oder Beschäftigung
- Dauer des Ausbildungs- oder Beschäftigungsverhältnisses
- Name, Anschrift und Telefonverbindung des Ausbildungs- oder Beschäftigungsbetriebes
Darüber hinaus werden Familienname, Vorname, Anschrift und Telefonverbindung der Eltern und der Erziehungs- und Pflegebeauftragten erhoben, ferner die Daten, die zur Herstellung des Kontakts in Notfällen erforderlich sind.
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Internetnutzung in der Schule
Eigene Homepage
Unterhält eine Schule eine eigene Homepage, so gilt für das Einstellen personenbezogener Daten ins Internet Folgendes (so auch im 17. Tätigkeitsbericht, Tz. 8.1.7):
- Bei Lehrkräften dürfen grundsätzlich ohne deren Einwilligung Name, Lehrbefähigung und Funktion veröffentlicht werden. Veröffentlichungen weiterer Daten, wie Adresse und Telefonnummer, bedürfen der Einwilligung. Das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Weiterbildung hat zur Stärkung der Rechte der Bediensteten empfohlen, bei Lehrerinnen und Lehrern, die nicht der Schulleitung angehören, die Einwilligung zur Veröffentlichung auch von Name, Lehrbefähigung und Funktion einzuholen. Stimmt die Lehrkraft nicht zu, sollen ihre Daten nicht im Internet veröffentlicht werden. Diese Verfahrensweise ist aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zu beanstanden.
- Auch bei Eltern- und Schülervertretern gilt die sogenannte "Amtsträgertheorie". Danach sind Funktionsträger in der öffentlichen Verwaltung, welche die Institution nach außen hin vertreten, in ihrem informationellen Selbstbestimmungsrecht in Bezug auf ihre öffentliche Funktion eingeschränkt. Dies trifft auf Mitglieder der Schulelternvertretung bzw. der Schülervertretung zu, nicht aber auf Klasseneltern- und Klassenschülersprecher, die die Institution Schule nicht nach außen vertreten. Dies bedeutet konkret, dass nur Namen und Funktionen der Mitglieder der Schulelternvertretung und der Schülervertretung ohne deren Einwilligung veröffentlicht werden dürfen. Für alle anderen Daten gilt ebenfalls der Einwilligungsvorbehalt.
Das Nennen von Namen in Berichten im Internet über besondere Ereignisse ist ebenfalls nur dann ohne Einwilligung des Betroffenen zulässig, wenn derjenige in seiner Eigenschaft als Funktionsträger der Schule an diesem Ereignis teilhatte. Andernfalls bedarf es wiederum der Einwilligung.
Bilder von Schülern und Lehrern dürfen im Internet nur mit Zustimmung der Betroffenen veröffentlicht werden.
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Speicherung von Daten bei der Internetnutzung
Hierbei ist zu unterscheiden zwischen der dienstlichen bzw. schulischen Nutzung und der privaten Nutzung.
Bei dienstlicher bzw. schulischer Nutzung ist § 67 Schulgesetz mit der Betonung des Erforderlichkeitsgrundsatzes in Bezug auf die Erfüllung schulischer Aufgaben die entscheidende gesetzliche Grundlage für diese Fragen; ergänzt wird diese Schranke durch die Aufklärungspflicht gemäß § 12 Abs. 2 LDSG.
Wenn allerdings eine Schule ihren Bediensteten oder Schülern die private E-Mail- und Internetnutzung gestattet, wird sie zum "Diensteanbieter" und hat das Fernmeldegeheimnis nach dem Telekommunikationsgesetz sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Schutz der Nutzer nach dem Telemediengesetz zu beachten.
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weitere Informationen
Nähere Hinweise hierzu finden sich in:
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