Datenschutz und Datensparsamkeit sind bei Videokonferenzen zu beachten - Datenschutzkonferenz bietet Hilfestellung - Kugelmann: Welche Systeme rechtskonform zu betreiben sind, muss sorgfältig geprüft werden

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat eine „Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme“ und eine Checkliste veröffentlicht.

Hierzu erklärt der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Rheinland-Pfalz, Professor Dieter Kugelmann: „Mit dem „Lockdown Light“ ist die Zahl der Videokonferenzen in Unternehmen, Verbänden, Vereinen und Bildungseinrichtungen erneut gestiegen. In Rheinland-Pfalz wenden sich auch viele Lehrerinnen und Lehrer an uns und wollen wissen, worauf es bei Auswahl, Einrichtung und Betrieb von Videokonferenzsystemen ankommt. Aus Sicht der Datenschützer sollte sorgfältig geprüft werden, welche Systeme in welcher Form rechtskonform zu betreiben sind. Dabei kommt es insbesondere darauf an, dass für die erhobenen personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage vorliegt und die Prinzipien der Datensparsamkeit, der Transparenz und der Verschlüsselung nach dem Stand der Technik eingehalten werden.“

Die neue, umfangreiche Orientierungshilfe der DSK und die Checkliste richten sich an Verantwortliche, die einen Videokonferenzdienst selbst betreiben oder von Dienstleistern betreiben lassen, und an Nutzerinnen und Nutzer. Anlass für die Erstellung waren zunehmende Unsicherheiten bei den Anwendern und Verantwortlichen. Die Orientierungshilfe beschreibt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen umzusetzen sind. Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen werden personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen sowie gegebenenfalls von Dritten verarbeitet, unter anderem deren Äußerungen in Ton und Bild. Für diese Datenverarbeitung benötigt der für die Durchführung der Videokonferenz Verantwortliche eine Rechtsgrundlage. Wird ein Videokonferenz-Anbieter genutzt, der personenbezogene Daten auch für eigene Zwecke oder Zwecke Dritter nutzen will, ist eine Rechtsgrundlage für die damit verbundene Offenlegung der Daten regelmäßig schwierig zu begründen. Gegenüber einem Auftragsverarbeiter ist daher im Auftragsverarbeitungsvertrag sicherzustellen, dass dieser die personenbezogenen Daten der teilnehmenden Personen nur auf Weisung des Verantwortlichen und nicht für eigene Zwecke verarbeitet. Ergänzend zur Orientierungshilfe veröffentlicht die DSK eine Checkliste in der die rechtlichen und technischen Anforderungen an Videokonferenzsysteme in übersichtlicher Formzusammengefasst werden.

Weitere Informationen:
-    Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme der DSK
-    Checkliste Videokonferenzsysteme der DSK
-    Text zu „Einsatz von Videokonferenzsystemen“ auf der Internetseite des LfDI RLP
-    Text zu „Videogestützter Kommunikationstechnik im Schulunterricht“ auf der Internetseite des LfDI RLP