Fragen und Antworten für Erzieherinnen und Erzieher

Welche Anforderungen gelten beim Anlegen und Verwahren der Bildungs- und Lerndokumentation?

Die Eltern sollten im Aufnahmegespräch davon unterrichtet werden, dass

  • die Kita ein sogenanntes Portfolio über das Kind führt, in dem die pädagogische Arbeit und die Entwicklung des Kindes (auch mit Fotos) dokumentiert werden,
  • ihnen ein Einsichtsrecht in diese Dokumentation zusteht.

Entwürfe und persönliche Notizen der Erzieherinnen und Erzieher sind nicht Bestandteil der Dokumentation und getrennt davon aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Datenschutzrechtlich unproblematisch ist es, wenn die Kinder Zugang zu ihrem eigenen Portfolio haben, um beispielsweise Gemälde, Fotos und Bastelarbeiten anzusehen.

Darf ich mit den Eltern über E-Mail oder WhatsApp kommunizieren?

Allgemeine Hinweise, Einladungen zu Veranstaltungen etc. sind auch per E-Mail möglich. Persönliche Daten in Bezug auf einzelne Kinder sollten per Mail nicht unverschlüsselt versendet werden.

Beachten Sie:
Eine unverschlüsselte E-Mail gleicht vom Sicherheitsniveau her einer Postkarte.

Die Nutzung privater Endgeräte, wie Smartphones und Tablets, für dienstliche Zwecke sollte nur in Absprache mit der Kitaleitung erfolgen.

Sofern es als notwendig erachtet wird, über Messenger mit Eltern zu kommunizieren, kommen nur europäische Anbieter, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten, in Betracht (z. B. Pidgin/OTR, Signal 2.0, ginlo (ehemals SIMSme), Chiffry, Signal, Threema oder Wire).

Die Nutzung von WhatsApp ist daher für dienstliche Kommunikation nicht zulässig.  Dort werden die Daten auf Servern verarbeitet, die in rechtlicher und technischer Hinsicht nicht europäischem
Datenschutz-Standard entsprechen. Sie unterliegen einem unkontrollierten Zugriff durch US-amerikanische Stellen.

Dürfen Bilder von Kindern auf der Homepage der Kita veröffentlicht oder an die Presse weitergegeben werden?

Nur mit Einwilligung der Eltern. Dies gilt auch für Gruppenbilder. Bei getrennt lebenden oder geschiedenen gemeinsam Sorgeberechtigten ist das Einverständnis beider Elternteile erforderlich. Nur bei allein Sorgeberechtigten genügt die Einwilligung dieses Elternteils.

Ausnahmsweise ist dann keine Einwilligung erforderlich, wenn das Foto eine Kitaveranstaltung zeigt, bei der das Ereignis im Vordergrund steht (z. B. Sommerfest, Sankt-Martins-Umzug, Tag der offenen Tür) und nicht einzelne Personen (vgl. § 23 Kunsturhebergesetz; weitere Erläuterungen finden sich auf dem Kita-Server).

Kitainterne Aushänge

Fotos mit Namen auf Kleiderhaken oder Geburtstagslisten etc. können kitaintern bekannt gegeben werden.

Abhol- und Telefonlisten, Allergielisten, etc. sollten dagegen nur an geeigneten Orten ausgehängt werden, die nicht für jedermann zugänglich sind.

Wie kann sich die Einrichtung verhalten, wenn Eltern Fotos und Videos von Veranstaltungen anfertigen, die auch andere Kinder zeigen und diese veröffentlichen?

Die Kita ist nicht verantwortlich, wenn Eltern ohne Einwilligung der Betroffenen Fotos oder Videos machen und in sozialen Netzwerken veröffentlichen.

Die Einrichtung kann im Rahmen ihres Hausrechtes ein grundsätzliches Verbot von Foto- und Videoaufnahmen erlassen oder festlegen, dass nur Fotos durch das Kita-Personal gefertigt werden dürfen.

Was ist beim Wechsel von der Kita in die Grundschule zu beachten?

Die Zusammenarbeit zwischen Kita und Grundschule ist im Kindertagesstättengesetz verankert und stellt eine große Chance für die Entwicklungsbegleitung der Kinder dar. Die Weitergabe personenbezogener Daten des Kindes ist dabei nur mit Einwilligung der Eltern zulässig.
Beim Verlassen der Kita sind die Bildungs- und Lerndokumentationen den Eltern auszuhändigen.

Darf eine Kita auf Anforderung Daten über ein Kind an andere Stellen übermitteln?

Die Datenübermittlung ist nur zulässig, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nach dem Sozialgesetzbuch erforderlich ist.
 
Zulässig ist beispielsweise eine namentliche Übermittlung von meldepflichtigen Krankheiten an das Gesundheitsamt nach dem Infektionsschutzgesetz.
Fragt dagegen ein Logopäde nach dem Sprechverhalten eines Kindes, ist eine Weitergabe nur mit Einwilligung der Eltern zulässig.

Die Frage, ob die Kita Kontaktdaten der Eltern an andere Eltern weitergeben darf, sollte im Aufnahmevertrag durch eine entsprechende Einwilligungserklärung geregelt werden.

Darf in der Kita eine Videoüberwachung stattfinden?

Grundsätzlich kann eine Überwachung durch Videokameras nur außerhalb der Kita-Öffnungszeiten erfolgen (z.B. zur Vandalismusprävention).

Ausnahmsweise ist eine Videoüberwachung während der Öffnungszeiten zur Gefahrenabwehr zulässig (z.B. wenn wiederholt Personen mit einem gesetzlichen Näherungsverbot gegenüber Kindern auf dem Gelände angetroffen wurden).

Der Elternausschuss sollte beteiligt werden; auf die Videoüberwachung muss durch ein entsprechendes Schild hingewiesen werden.

Wie ist das Vorgehen beim Verdacht auf Kindeswohlgefährdung?

Nach Besprechung und Dokumentation des Verdachts im Team und mit der Kitaleitung ist in Absprache mit dem Träger eine Fachkraft des Jugendamtes zur Abschätzung des Gefährdungsrisikos hinzuzuziehen.

Das genaue Verfahren ist in § 8a SGB VIII geregelt. Eine Weitergabe von Daten unterliegt in diesen Fällen den besonderen Vorgaben zum Schutz des Kindeswohls.

Wann sind Daten zu löschen?

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerfüllung der Kita nicht mehr benötigt werden. Sind keine konkreten Aufbewahrungsfristen in Vorschriften geregelt, kann die Kitaleitung (in Absprache mit dem Träger) die Aufbewahrungsfristen nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit selbst festlegen.