Was ist bei Nutzung eines Online-Kalenderdienstes wie "doodle" zu beachten?

Die bei der Nutzung von "doodle" als einem in der Schweiz ansässigen, werbefinanzierten Online-Dienst sich stellenden Fragen werden im 33. Tätigkeitsbericht des Unabhängigen Datenschutzzentrums Schleswig-Holstein näher behandelt. Sie betreffen in erster Linie den Zugriffsschutz, der gegenüber Dritten nur bedingt gewährleistet ist und damit die Vertraulichkeit der Kalendereinträge.

Da die Nutzung von "doodle" grundsätzlich auch ohne Registrierung und unter Pseudonym bzw. anonym möglich ist, wäre auch eine dienstliche Nutzung bei zwingenden Gründen unter folgenden Voraussetzungen zulässig: 

• Die Terminabstimmung via "doodle" darf nur eine Option darstellen; daneben muss es möglich und jedem Teilnehmer offen bleiben, die Terminabstimmung auch telefonisch oder auf andere Weise vorzunehmen. Hierauf ist hinzuweisen.
  
  
• Über den "Titel" dürfen vertrauliche Interna oder personenbezogene Daten nicht offenbar werden (also z.B. "Familienhilfe in Akutsituationen" statt "Heimunterbringung der Kinder von Familie Schneider"). Für Termine oder Inhalte, die der Verschlusssachenanweisung unterfallen, scheidet eine Nutzung von "doodle" aus.
  
  
• Die mit der Terminanfrage angesprochenen Teilnehmer sind darauf hinzuweisen, dass die "doodle"-Nutzung ohne Registrierung möglich ist, die Angabe des Namens der Teilnehmer freiwillig ist und stattdessen auch ein aussagekräftiges Pseudonym (Initialen, Organisations- oder Dienststellenbezeichnung etc.) verwendet werden kann.
  
  
• Der Versand der Terminanfrage ist ausschließlich über die Mailsoftware des Terminkoordinators und nicht über "doodle" vorzunehmen ("Einladung selber verschicken")
  
  
• Nach Abstimmung des Termins ist die Anfrage durch den Terminkoordinator bei "doodle" zu löschen.

Datenschutzfreundliche Online-Kalenderdienste

• Dudle der TU Dresden
• Terminplaner des DFN
• Nuudel von digitalcourage
• TERMINO vom österreichischen Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort