Mustertext 
für Kindertagesstätten in öffentlicher und privater Trägerschaft
Datenschutzhinweise für die Portfolioarbeit in der Kindertagesstätte
[Bei Aufnahme eines Kindes in die Einrichtung sind die Eltern nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung für die Datenverarbeitungsvorgänge in der Einrichtung zu informieren (Muster unter https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-in-der-kita-fragen-und-antworten-fuer-erzieherinnen-und-erzieher/). Der nachfolgende Text eignet sich als Ergänzung zu dieser Unterrichtung oder als Ergänzung zum Betreuungsvertrag]
Beobachtung und Dokumentation der Entwicklung von Kindern stellen einen wesentlichen Baustein pädagogischer Arbeit in Kindertageseinrichtungen dar. Nur so können wir Ihr Kind optimal in seiner Entwicklung unterstützen und Bildungsprozesse begleiten. Es gehört daher zu den Aufgaben einer Kindertagesstätte, die kindlichen Entwicklungsprozesse zu beobachten und zu dokumentieren. Diese Dokumentation („Portfolio“) ist Grundlage für die Entwicklungsgespräche mit den Eltern (§ 3 Abs. 3 KiTa-Zukunftsgesetz). 
Ob das Portfolio ausschließlich durch handschriftliche Notizen geführt oder auch mit Fotos und Videos der Kinder angereichert wird, liegt im pädagogischen Ermessen der Einrichtung.
(Von der Kita auszufüllen!:)
󠆵 Die pädagogische Konzeption unserer Kita sieht lediglich handschriftliche Notizen der Erzieherinnen und Erzieher vor.
󠆵 Die pädagogische Konzeption unserer Kita sieht handschriftliche Notizen und Fotos, aber keine Videoaufnahmen vor.
󠆵 Die pädagogische Konzeption unserer Kita sieht neben handschriftlichen Notizen und Fotos auch eine Videographie vor. Hierfür ist eine gesonderte Einwilligungserklärung erforderlich (Mustertext unter https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-in-der-kita-fragen-und-antworten-fuer-erzieherinnen-und-erzieher/).
Beim Anfertigen der Bildaufnahmen kann es - je nach Situation - vorkommen, dass mehrere Kinder erfasst werden und dass somit auch Aufnahmen Ihres Kindes im Portfolio anderer Kinder auftauchen. 
Eine Weitergabe der Bildaufnahmen oder der Dokumentation durch die Kita an externe Personen oder Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Das Portfolio Ihres Kindes wird Ihnen beim Verlassen der Kita ausgehändigt. Sollten sich darin Bildaufnahmen befinden, auf denen - außer Ihrem Kind - auch andere Kinder zu sehen sind, dürfen diese Aufnahmen nur für Ihren familiären Gebrauch verwendet und nicht in Sozialen Medien, wie z.B. WhatsApp, Instagram, TikTok, Youtube, etc. „gepostet“ oder anderweitig veröffentlicht werden.

Die o.g. Hinweise habe ich zur Kenntnis genommen: 

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[Ort, Datum] 

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Erziehungsberechtigte(r)