Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit von Hausverwaltern

Die Wohnunseigentümergemeinschaft schließt mit dem Verwalter einen Vertrag ab, der zum Gegenstand die Hausverwaltung hat. In diesem Rahmen werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. Grundlage hierfür ist der Hausverwaltungsvertrag. Im Rahmen dieser Dienstleistung verarbeitet der Hausverwalter die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung. Ein Auftragsverarbeitungsverhältnis liegt hier nicht vor. Folglich ist auch ein entsprechender Vertrag nicht abzuschließen. Der Verwalter ist also Verantwortlicher für die Datenverarbeitung innerhalb seines Geschäftsbetriebes. Würde die Eigentümergemeinschaft darüber hinaus eigenständig personenbezogene Daten verarbeiten, wäre sie für diesen Bereich als Verantwortlicher zu sehen.

Dies hat auch zur Folge, dass der Verwalter als Verantwortlicher die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten muss, also z.B. betroffene Personen informieren muss (Art. 13, 14 DS-GVO), Auskunft erteilen muss (Art. 15 DS-GVO) und für seine eigenen Verfahren ein entsprechendes Verzeichnis erstellen muss (Art. 35 DS-GVO). Dazu muss er von der Eigentümergemeinschaft nicht beauftragt werden.

Auch in der Vergangenheit musste der Hausverwalter bereits nach dem alten Bundesdatenschutzgesetz gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. An der datenschutzrechtlichen Einschätzung der Hausverwaltertätigkeit ändert sich somit nichts.

Einsichtsrecht und Herausgabe von Unterlagen der Hausverwaltung

Der Wohnungseigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Protokolle der Eigentümerversammlung, die beim Verwalter geführten Beschlusssammlungen sowie eine Recht auf Einsicht in die beim Verwalter befindlichen Wirtschaftspläne und Nebenkostenabrechnungen (§ 24 Abs. 7 Satz 8 Wohneigentumsgesetz (WEG)). Das Einsichtsrecht erstreckt sich dabei auch auf die personenbezogenen Daten, die in den o.g. Dokumenten enthalten sind. Aufgrund dieser Einsichtsrechte ist der Eigentümer auch zur Fertigung von Abschriften befugt (BGH, Urteil vom 11. Februar 2011, V ZR 66/10). Angesicht dessen darf der Verwalter dem einzelnen Eigentümer auf Verlangen in Kopie Protokolle der Eigentümerversammlungen, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung, Wirtschaftspläne und Nebenkostenabrechnungen grundsätzlich mit personenbezogenen Daten übermitteln. Die Hausverwaltung sollte jedoch immer prüfen, ob die Übermittlung aller personenbezogenen Daten in den angeforderten Dokumenten erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung). Ist die Kenntnisnahme der personenbezogenen Daten für das Anliegen des Eigentümers nicht von Belang, sind die personenbezogenen Daten zu schwärzen.

Übermittlung von Kontaktdaten der Miteigentümer

Aufgrund des umfassenden Einsichtsrechts in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft haben Miteigentümer auch einen Anspruch auf Übermittlung von Kontaktdaten der Miteigentümer z.B. in Form einer Eigentümerliste. Umfasst von diesem Anspruch sind jedoch nur der Name und die Anschrift der Eigentümer, nicht jedoch deren E-Mai- Adresse und Telefonnummer (LG Düsseldorf, 4. Oktober 2018, 25 S 22/18). Wenn gewünscht ist, dass alle Eigentümer und auch die Hausverwaltung über E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Eigentümer verfügen, können diese von den Eigentümern freiwillig angegeben werden, wenn diese mit der Datenerhebung sowie Übermittlung an alle Eigentümer einverstanden sind. Die Daten können z.B. im Rahmen einer Eigentümerversammlung erhoben werden. Alle Eigentümer sind jedoch darauf hinzuweisen, dass diese Angaben freiwillig sind und die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

Weitergabe von personenbezogenen Daten z.B., Themenvorschläge für die Eigentümerversammlung

Wie bei der Übermittlung von Unterlagen der Hausverwaltung auf Verlangen eines einzelnen Miteigentümers (s.o.) ist auch bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten in Themenvorschlägen für die Eigentümerversammlung der Grundsatz der Datenminimierung zu beachten. Daher ist stets zu prüfen, ob die Übermittlung der im Themenvorschlag enthaltenen personenbezogenen Daten erforderlich ist. Sind z.B. die Kontaktdaten des Miteigentümers, der den Themenvorschlag eingereicht hat, in den Unterlagen enthalten, ist in der Regel eine Übermittlung dieser Daten an die Miteigentümer für die Vorbereitung der Eigentümerversammlung nicht notwendig. Diese Daten sollten vor der Übermittlung an die Miteigentümer geschwärzt werden. Aus diesem Grund sind E-Mails oder Briefe von Eigentümern an die Hausverwaltung nicht ohne Aufbereitung oder Schwärzung an die anderen Miteigentümer zu senden.

Informationen über Hausgeldrückstände

Zur Vorbereitung einer Eigentümerversammlung kann es im Vorfeld der Eigentümerversammlung erforderlich sein, dass die Hausverwaltung den Wohnungseigentümern die Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer mit Namen und rückständigem Beitrag bekannt gibt, da diese Gegenstand der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung und ggf. auch Gegenstand einer Beschlussfassung über Hausgeldklagen sein können (§ 23 Abs. 2 WEG). Auch in diesem Fall ist jedoch stets zu prüfen, ob nicht im Vorfeld lediglich eine Übermittlung des Gesamtbetrags des ausstehenden Hausgeldes ausreicht und erst im Rahmen der Eigentümerversammlung bei der Entscheidung, gegen welche Eigentümer eine Hausgeldklage erhoben werden soll, die Namen der Eigentümer offenzulegen sind.