Die Nutzung eines Online-Dienstes zur Terminfindung oder zur Erstellung einer kurzen Umfrage ist für alle Beteiligten bequem und führt in der Regel schnell zu Ergebnissen. Wie bei allen kostenlosen (Online) Werkzeugen, sollte immer das Geschäftsmodell hinterfragt werden. Dies kann aus der Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken bestehen oder auch eine werbefinanzierte Grundlage sein. Bei letzterer kommen zumeist Tracking oder vergleichbare Technologien zum Einsatz, um die Werbung zielgruppengerecht ausliefern zu können. Dabei werden regelmäßig personenbeziehbare Daten der Nutzerinnen und Nutzer verarbeitet und dies möglicherweise im Kontext der Terminfindung und der daran beteiligten Personen. Deshalb ist der Einsatz eines Werkzeuges vorzuziehen, bei dem die Datenverarbeitung durch den Anbieter nachvollziehbar dargelegt und möglichst datensparsam ist. Dabei sollten auch etwaige Transfers in Drittstaaten in den Blick genommen werden.

Aus Sicht des Datenschutzes und im Sinne der Datenminimierung gibt es einige generelle Punkte, die zu berücksichtigen sind:

• Die Terminabstimmung darf nur eine Option darstellen; daneben muss es den Teilnehmenden möglich sein und offenbleiben, die Terminabstimmung auch telefonisch oder auf andere Weise vorzunehmen. Hierauf ist hinzuweisen.
• Über den "Titel" dürfen vertrauliche Interna oder personenbezogene Daten nicht offenbar werden (also z.B. "Familienhilfe in Akutsituationen" statt "Heimunterbringung der Kinder von Familie Schneider"). Für Termine oder Inhalte, die der Verschlusssachenanweisung unterfallen, scheidet eine Nutzung freier Online-Tools in der Regel aus.
• Die mit der Terminanfrage angesprochenen Teilnehmer sind darauf hinzuweisen, dass die Nutzung ohne eine etwaige Registrierung möglich ist, die Angabe des Namens der Teilnehmer freiwillig ist und stattdessen auch ein aussagekräftiges Pseudonym (Initialen, Organisations- oder Dienststellenbezeichnung etc.) verwendet werden kann.
• Der Versand der Terminanfrage ist ausschließlich über die Mailsoftware des Terminkoordinators und nicht über den Dienst selbst vorzunehmen.
• Nach Abstimmung des Termins ist die Anfrage beim Dienstleister durch die koordinierende Stelle zu löschen. Die Nutzung einer möglicherweise vorhandenen automatischen Löschung nach einem festzulegenden Zeitpunkt ist vorzuziehen.