Die Verarbeitung personenbezogener Daten spielt im Jugendamt eine zentrale Rolle, da sie die Grundlage für die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe bildet. Das Aufgabenspektrum des Jugendamtes ist enorm. So ist das Jugendamt unter anderem für den Schutz von Kindern und Jugendlichen, die Unterstützung von Familien sowie für Beratungs- und Hilfeleistungen verantwortlich. Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, ist es notwendig, personenbezogene Daten mit teilweise sensiblen Informationen über Kinder, Jugendliche, Eltern und andere Sorgeberechtigte zu verarbeiten.

Dies ist nach den Vorgaben des Datenschutzes jedoch nur dann zulässig, wenn entweder die betroffene Person in die Datenverarbeitung eingewilligt hat oder eine Rechtsgrundlage diese erlaubt. Solche Rechtsgrundlagen finden sich für den Bereich der Kinder- und Jugendhilfe in den §§ 61 – 68 SGB VIII sowie in § 35 SGB I und §§ 67 – 85 a SGB X. Über die Öffnungsklauseln des Art. 6 Abs. 2 und 3 lit. b DS-GVO in Verbindung mit § 61 Abs. 3 SGB VIII müssen freie Träger den Schutz der personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung in entsprechender Weise gewährleisten.  Darüber hinaus können noch weitere bereichsspezifische Regelungen Datenverarbeitungen der Jugendämter legitimieren.

Im Jugendamt stellt der Datenschutz nicht nur eine rein rechtliche Verpflichtung dar, er bildet auch eine wichtige Grundlage für Vertrauen. Kinder, Jugendliche, Eltern, Hinweisgeber und weitere Beteiligte müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten vertraulich behandelt und ausschließlich für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden. Ohne dieses Vertrauen wäre eine offene Zusammenarbeit und eine wirksame Hilfeleistung kaum möglich. Das Jugendamt agiert dabei stets im Spannungsfeld zwischen Kindeswohl und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten zählen beispielsweise Angaben zur Identität, der familiären Situation, gesundheitlichen oder schulischen Entwicklung sowie zu sozialen und wirtschaftlichen Verhältnissen. Diese Daten sind häufig besonders schützenswert, da sie intime Lebensbereiche betreffen und bei Missbrauch oder unbefugter Weitergabe erhebliche negative Folgen für die Betroffenen haben können.

Die Beratungspraxis des LfDI zeigt, dass die häufig komplexen Sachverhalte die Beteiligten oftmals vor enorme datenschutzrechtliche Herausforderungen stellen. Der LfDI möchte den Jugendämtern und betroffenen Familien eine datenschutzrechtliche Hilfestellung in diesem Bereich an die Hand geben. Anhand von Beispielfällen sollen die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die unterschiedlichen Datenverarbeitungsvorgänge dargestellt und Lösungsansätze präsentiert werden.

1) Datenerhebungen

Die Datenerhebung stellt regelmäßig den Ausgangspunkt der Informationsbeschaffung dar. Entscheidend für das Erheben von Daten ist die zielgerichtete Beschaffung von Daten über eine betroffene Person und setzt daher ein aktives Handeln des Verantwortlichen voraus. Dies kann etwa durch persönliches Befragen, Angaben in einem Formular, oder Beobachten erfolgen. Eine Datenerhebung liegt hingegen nicht vor, wenn die Informationen zufällig erlangt oder dem Verantwortlichen aufgedrängt wurden.

Die Eltern eines Kindes beantragen bei einem Jugendamt Hilfe zur Erziehung. Dafür wird ihnen ein Antragsformular ausgehändigt, worin sie verschiedene persönliche Angaben machen sollen, z.B. Namen der Eltern und des Kindes, Geburtstag des Kindes, Kontaktdaten, wie Anschrift und Telefonnummer, sowie zu den näheren Umständen bzw. Gründen für ihren Antrag.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Jugendämter diese Daten erheben?

Eine Datenerhebung ist nach den Vorgaben des Datenschutzes grundsätzlich nur dann zulässig, wenn entweder die betroffene Person darin eingewilligt hat oder eine Rechtsgrundlage diese erlaubt. In dem vorliegenden Fall findet die Datenerhebung in Form der Abfrage der Informationen über die Familie im Rahmen des Antragsformulars statt.

Nach § 62 Abs. 1 SGB VIII dürfen Sozialdaten nur erhoben werden, soweit ihre Kenntnis zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Danach scheidet eine Datenerhebung auf Vorrat aus. Welche Daten im Einzelnen erforderlich sind, wird durch die jeweilige Aufgabe bestimmt. Der Aufgabenkreis ergibt sich insbesondere aus § 2 Abs. 2 und 3 SGB VIII.

Die zu erhebenden Daten sind erforderlich, wenn sie notwendig sind, um die jeweilige Aufgabe rechtmäßig, rechtzeitig und vollständig erfüllen zu können.

Beachte: Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt der Datenerhebung. Durfte das Jugendamt in diesem Zeitpunkt von der Erforderlichkeit ausgehen, handelt es ich um eine rechtmäßige Datenerhebung, auch wenn sich im weiteren Verlauf herausstellen sollte, dass die erhobenen Daten nicht erforderlich waren.

a) Grundsatz der Direkterhebung

Dabei ist der § 62 Abs. 2 SGB VIII wichtig, wonach die Daten grundsätzlich bei der betroffenen Person zu erheben sind. Dieser Direkterhebungsgrundsatz ist Ausfluss des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung nach Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG, wonach jede Person von vornherein wissen muss, wer, was und wann über sie an Informationen verarbeitet.

Beachte: Die betroffene Person ist dabei von dem Jugendamt in verständlicher Art und Weise über die Rechtsgrundlage der Erhebung sowie die Zweckbestimmung der Verarbeitung aufzuklären soweit diese Umstände nicht offensichtlich sind. Ein bestimmtes Formerfordernis ist dafür nicht vorgesehen.

b) Ausnahmen

Angenommen dem Jugendamt genügen die Angaben der Familie nicht und es möchte zusätzlich auch Informationen bei Dritten, etwa der Schule oder Nachbarn erheben. Was gilt es hierbei zu beachten?

Dies ist datenschutzrechtlich nur dann zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 62 Abs. 3 Nr. 1-4 SGB VIII erfüllt sind.

In dieser Vorschrift sind abschließend Ausnahmen vom Grundsatz der Direkterhebung geregelt. Danach können Datenerhebungen auch ohne Mitwirkung der betroffenen Person zulässig sein. Denn in bestimmten Situationen – beispielsweise zur Abwehr von Gefahren für das Kindeswohl – kann es sogar kontraproduktiv sein, die Daten direkt bei der betroffenen Person zu erheben. Eine Datenerhebung ohne Mitwirkung der betroffenen Person liegt dabei auch dann vor, wenn diese zwar weiß, dass über sie bei einem Dritten Daten erhoben werden, die betroffene Person in das Erheben von Daten bei dem Dritten jedoch nicht eingewilligt hat.
Das Jugendamt muss dabei immer im Einzelfall prüfen, ob eine in § 62 Abs. 3 SGB VIII normierte Ausnahme vorliegt. Ansonsten dürfen die Informationen nur bei der betroffenen Person direkt erhoben werden.

Fälle in denen es zulässig sein kann, die Schule um weitere Informationen zu bitten, sind insbesondere Kinderschutz-/Krisensituationen (z.B. Inobhutnahme), wenn die schulischen Informationen für die Gefahreneinschätzung oder Hilfeplanung notwendig sind oder, wenn Eltern die Hilfen ablehnen und eine Kindeswohlgefährdung im Raum steht.

Beachte: Eine Nichtbeachtung des Vorranges der Direkterhebung oder die Vornahme einer Fremderhebung, die nicht die Voraussetzungen des § 62 Abs. 3 SGB VIII erfüllt, führt zur Rechtswidrigkeit der entsprechenden Datenerhebung. Die in dieser Weise rechtswidrig erhobenen Daten müssten deshalb unverzüglich gelöscht werden.