Datenschutz in der Kita
Fragen und Antworten für Erzieherinnen und Erzieher
Die Eltern sollten im Aufnahmegespräch davon unterrichtet werden, dass die Kita ein sogenanntes Portfolio über das Kind führt, in dem die pädagogische Arbeit und die Entwicklung des Kindes (auch mit Fotos) dokumentiert werden. Die Eltern sollten zugleich darüber informiert werden, dass ihnen ein Einsichtsrecht in diese Dokumentation zusteht. Entwürfe und persönliche Notizen der Erzieherinnen und Erzieher sind nicht Bestandteil der Dokumentation und getrennt davon aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Datenschutzrechtlich unproblematisch ist es, wenn die Kinder Zugang zu ihrem eigenen Portfolio haben, um beispielsweise Gemälde, Fotos und Bastelarbeiten anzusehen.
Allgemeine Hinweise, Einladungen zu Veranstaltungen etc. sind auch per E-Mail möglich. Persönliche Daten in Bezug auf einzelne Kinder sollten per E-Mail nicht unverschlüsselt versendet werden.
Beachten Sie: Eine unverschlüsselte E-Mail gleicht vom Sicherheitsniveau her einer Postkarte.
Die Nutzung privater Endgeräte wie Smartphones und Tablets für dienstliche Zwecke sollte nur in Absprache mit der Kitaleitung erfolgen.
Sofern es als notwendig erachtet wird, über Messenger-Dienste mit Eltern zu kommunizieren, kommen nur DS-GVO-konforme Anbieter, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten, in Betracht. Einige amerikanische Dienste, wie beispielsweise WhatsApp, sind zumindest als bedenklich anzusehen, da hier nicht ausgeschlossen werden kann, dass eine Datenverarbeitung zu eigenen Zwecken erfolgt und das Adressbuch an den Anbieter übertragen wird. Eine Orientierung bei der Auswahl bietet die Webseite www.messenger-matrix.de.
Nur mit Einwilligung der Eltern. Dies gilt auch für Gruppenbilder. Bei getrennt lebenden oder geschiedenen gemeinsam Sorgeberechtigten ist das Einverständnis beider Elternteile erforderlich. Nur bei allein Sorgeberechtigten genügt die Einwilligung dieses Elternteils.
Ausnahmsweise ist dann keine Einwilligung erforderlich, wenn das Foto eine Kitaveranstaltung zeigt, bei der das Ereignis im Vordergrund steht (z. B. Sommerfest, Sankt-Martins-Umzug, Tag der offenen Tür) und nicht einzelne Personen (vgl. § 23 Kunsturhebergesetz; weitere Erläuterungen finden sich auf dem Kita-Server).
Weitere Informationen: Recht am eigenen Bild.
Fotos mit Namen auf Kleiderhaken oder Geburtstagslisten etc. können kitaintern bekannt gegeben werden, dies fällt unter den Bildungs- und Erziehungsauftrag der Kita. Sofern Eltern dem Aushängen der Fotos widersprechen, müsste lediglich das Foto des betroffenen Kindes entfernt werden.
Abhol- und Telefonlisten, Allergielisten, etc. sollten dagegen nur an geeigneten Orten ausgehängt werden, die nicht für jedermann zugänglich sind.
Die Kita ist nicht verantwortlich, wenn Eltern ohne Einwilligung der Betroffenen Fotos oder Videos machen und in sozialen Netzwerken veröffentlichen.
Die Einrichtung kann im Rahmen ihres Hausrechtes ein grundsätzliches Verbot von Foto- und Videoaufnahmen erlassen oder festlegen, dass nur Fotos durch das Kita-Personal gefertigt werden dürfen.
Weitere Informationen: Recht am eigenen Bild
Die Zusammenarbeit zwischen Kita und Grundschule ist im Kindertagesstättengesetz (KiTaG) verankert und stellt eine große Chance für die Entwicklungsbegleitung der Kinder dar. Die Weitergabe personenbezogener Daten des Kindes ist dabei nur mit Einwilligung der Eltern zulässig.
Beim Verlassen der Kita sind die Bildungs- und Lerndokumentationen den Eltern auszuhändigen.
Die Datenübermittlung ist nur zulässig, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nach dem Sozialgesetzbuch erforderlich ist. Zulässig ist beispielsweise eine namentliche Übermittlung von meldepflichtigen Krankheiten an das Gesundheitsamt nach dem Infektionsschutzgesetz. Fragt dagegen ein Logopäde nach dem Sprechverhalten eines Kindes, ist eine Weitergabe nur mit Einwilligung der Eltern zulässig.
Die Frage, ob die Kita Kontaktdaten der Eltern an andere Eltern weitergeben darf, sollte im Aufnahmevertrag durch eine entsprechende Einwilligungserklärung geregelt werden.
Grundsätzlich kann eine Überwachung durch Videokameras nur außerhalb der Kita-Öffnungszeiten erfolgen (z.B. zur Vandalismusprävention).
Ausnahmsweise ist eine Videoüberwachung während der Öffnungszeiten zur Gefahrenabwehr zulässig (z.B. wenn wiederholt Personen mit einem gesetzlichen Näherungsverbot gegenüber Kindern auf dem Gelände angetroffen wurden). Der Elternausschuss sollte beteiligt werden; auf die Videoüberwachung muss durch ein entsprechendes Schild hingewiesen werden.
Nach Besprechung und Dokumentation des Verdachts im Team und mit der Kitaleitung ist in Absprache mit dem Träger eine Fachkraft des Jugendamtes zur Abschätzung des Gefährdungsrisikos hinzuzuziehen. Das genaue Verfahren ist in § 8a SGB VIII geregelt. Eine Weitergabe von Daten unterliegt in diesen Fällen den besonderen Vorgaben zum Schutz des Kindeswohls.
Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerfüllung der Kita nicht mehr benötigt werden. Sind keine konkreten Aufbewahrungsfristen in Vorschriften geregelt, kann die Kitaleitung (in Absprache mit dem Träger) die Aufbewahrungsfristen nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit selbst festlegen.
Webinar
- Aufzeichnung des Webinar „Fotos, Portfolio, Einwilligung - Kita-Datenschutz gut umgesetzt“ vom 26. Juni 2024 mit dem Wichtigsten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Kitas zu den Themen Fotos, Recht am eigenen Bild, Veröffentlichung aber auch allerlei anderen Datenverarbeitungen in Kitas.
Weitere Informationen
- Merkblatt "Die Datenschutz-Grundverordnung - Handlungsbedarf für Kitas in öffentlicher und privater Trägerschaft in Rheinland-Pfalz"
- FAQ Kita-Server des Bildungsministeriums
- Datenschutz beim Masernschutz
- Muster zu Informationspflichten einer Kita
- Datenschutzhinweise für die Portfolioarbeit
- Einwilligung zur Videografie in der öffentlichen/privaten Kindertagesstätte
- Musterformular zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Kitas, einschließlich Fotos und Videoaufnahmen
- Muster für Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) in Kitas
- Leitfaden für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in Kitas
- Kinderbilder im Netz (Hinweise von klicksafe.de)